Пар трикова које користим у организацији времена

Последњих осам година провео сам у развоју посла. Фирма је порасла, приходи су порасли, имали смо стотине уговора и мој свакодневни посао био је да идем на састанке и ручкове са другим директорима. Међутим, пре 2 године сам решио да неке ствари из корена променим. Спаковао сам сва одела, рекао да више не идем ни на какве састанке и не радим са клијентима. Фокус мог посла је оптимизација пословних процеса, а за рад са клијентима ту је моја екипа.

Да би сте успели у било чему морате бити концентрисани, а највећи проблем данас је “фрагментација пажње”. То вам је оно када не можете да се фокусирате на оно што је битно у вашем послу-животу од вести, позива, састанака, Твитера, разговора са запосленим, микро-менаџовања проблема у фирми и огромне количине мејлова.

Можда ће неко рећи да сам чудан у неким схватањима али ја више волим да размишљам својом главом него да будем део јата и испуњавам туђа очекивања. Образложићу у кратким цртама неке принципе које ја користим код организовања времена у току дана.

нема мејла ујутру

Давно сам то прочитао негде, али годинама нисам могао да скапирам како неко може да ради а да не погледа ујутру мејл. Међутим, временом сам схватио да читање мејла ујутру доводи до моје реакције и практично одреди шта ћу радити првих пар сати тога дана. Ту је квака. Не треба да реагујете на нешто, већ да ви одређујете шта је најважније и шта ћете радити тога дана. Дакле акција, а не реакција.

Мејл проверавам после 13ч. Постоји још један разлог за овај приступ, а то је да сам управљам својим временом и енергијом. Концепт енергије је овде најважнији, јер треба радити ствари онда када имате највећу енергију за то. Под енергијом мислим – мотивацију, инспирацију или време када сте најрасположенији за посао. Уместо да своју енергију трошим према календару, ја почетак дана остављам слободним и ухватим се онога што ми је најинтересантније у том тренутку.

нема састанака

За сваки састанак је најмање потребно од 90-120 минута времена, рачунајући ту време потребно за долазак и одлазак. То је наравно под условом, да не морате у сред шпица паркирати ауто у центру града. Постоји и проблем здравствене природе у облику загушљивих и задимљених просторија, преобилних оброка, кафе која подиже притисак, газираних пића и сокова пуних шећера. Одлучујуће код мене је што је статистика показала да је број успешних пословних сарадњи у 99% ситуација остварено путем веб сајта-мејла или путем телефонског позива. Састанци су се показали изузетно не-ефикасним. Потроши се ту време на упознавање, тапшање по рамену, хвалисање и на крају саветовање. Много је боље то време утрошити на тренинг за који се сви жалимо како немамо времена. Морам да напоменем да ја наравно идем на састанке, али то је углавном када ја лично желим да упознам неког посебног клијента.

Ова моја “забрана састанака” се односи и на састанке унутар фирме са екипом. Једноставно нема формалних састанака јер сам схватио да када направим концепт састанака, то се мојом кривицом претвори у предугачка наклапања у којима ја покушавам да едукујем и представим своју визију. Што се показало тотално неефикасним.  

нема одела

Директна последица одлуке да више не идем на састанке је да ми одело више није потребно. Ја одела и не волим превише. Одела су више потребна банкарима, радницима осигурања и разним службеницима. Када си сам свој газда, одело није потребно. Смарт-опуштена варијанта у фармеркама је много удобнија и оставља бољи утистак на састанку.

“Нема одела” је такође једна врста моје мантре, а то је да избегавам bullshit бинго екипу у облику директора свакојаких друштвено-братских фирми оперисаних од веба али увек расположених за клопу, трачеве и комбинације. Лоша енергија – не могу то.

не примам телефонске позиве 

После 10 година рада схватио сам да је циљ да се све аутоматизује и да се тачно зна шта ко ради у фирми. Све док директор фирме мора да обавља комуникацију са клијентима, тај систем аутоматизације није на ногама. Одлучан сам у томе да се не мешам и не помажем превише својим људима у решавању проблема које имају са клијентима јер онда нема делегације посла. Ја сам ту да мојим људима дам савет, али на њима је да заврше посао, ја то не требам да радим.

Често чујем како се људи јављају клијентима на телефон и после радног времена. То је велики но-но. Када клијенти једном скапирају да сте ту за њих, онда више нећете имати мира. Ја сам своју стару мобилну картицу бацио, а мој број имају само запослени, породица и моји другари.

Програмери знају да нема ништа горе него када вас неко прекине “на минут” или “секунд” да пита нешто. То никада није минут и тада је ваша пажња прекинута и треба вам више минута да се вратите у мислима на оно где сте стали. Када радим не прихватам позиве, већ одговарам када мени одговара, тј. када се извучем из гужве. У супротном сваки телефонски позив би прекинуо оно на чему у том тренутку радим и фрагментисао моју пажњу.

нема канцеларије

Радим од куће, јер на тај начин не губим време у превозу. Рад од куће је много удобнији, ту је фрижидер, ту је воће, моја музика, мој чај. На овај начин нема политике “отворених врата”, која је иначе ноторна глупост. Та идеја да било који запослени може у сваком тренутку да дође и обрати се ако има питање или неки захтев – глупост. Пробао сам то и у мом случају ничему не служи, сем што онда сви запослени почињу да траже одобрење за сваку ситницу и губе самоиницијативу.

My home office

микро тренинг 

Највећа предност рада од куће је што ја у мом радном делу имам опрему за вежбање. Не знам да ли знате али седење за рачунаром убија. Један мој другар је умро, два су добила мождани удар пре 35. године, а 90% свих нас који се бавимо вебом је гојазно.

Најбољи начин да исправите те лоше ефекте седења за рачунаром је да убаците струњачу и минимално тегова или реквизита потребних за вежбање. Сваких пар сати устанем и урадим пар серија или како ја волим да га зовем “микро-тренинг”. Вежбам 5-7 минута и престајем пре него што се ознојим. Мислите да такав тренинг нема смисла, али има – итакако. Радим комплексне вежбе за цело тело у којима учествује што више мишићних партија. Никако не користим парцијалне (боди-билдинг) вежбе које раде само једну мишићну партију. 2-3 пута недељно идем да трчим. Треба ми 70 минута да одем до Аде, истрчим стазу, урадим разгибавање, вратим се и истуширам.

Richard Branson, оснивач Virgin компаније је једном приликом објаснио да је тренинг његова тајна успеха, јер га је тренинг учинио издржљивијим, отпорнијим на стрес и фокусиранијим у послу.

My office micro gym

selfcontrol app

Одлична апликација за мац рачунар којом можеш да блокираш сајтове који ти троше време и скрећу пажњу. Цака је у томе што тај програм не можете да искључите. Зато га не можете набавити преко App store-a. Да би се програм продавао на iTunes-у мора да има одређене особине, а једна од њих је да корисник може да искључи тај програм када жели. Е, па овај програм не можете да искључите већ морате да сачекате да прође време које сте задали. Можда звучи глупо, али мени много помаже. Нисам ни био свестан колико уствари пажње одвлаче ови сајтови. Ја сада редовно блокирам Фејсбук, Твитер, Инстаграм, Б92, TheGuardian и свакојаке друге сајтове. Моја препорука.

Evernote

За белешке користим Evernote. Ту уписујем све идеје, интересантне чланке на нету, упутства, рачуне, копије уговора и буквално све што има везе са документацијом. С обзиром да је апликација доступна и на мобилним уређајима лако је обавити белешку текстом, гласом, сликом у било ком тренутку.

Користим Premium налог јер омогућава много већу количину података. Напомињем да уз помоћ овог програма можете лако скенирати документ путем телефона, да се OCR текста врши аутоматски и да можете радити претрагу по тексту са слика.

Сви у фирми користимо Evernote за белешке процедура и документацију. Добра ствар је да сви чланови тима имају приступ овим подацима без обзира да ли раде на Виндоузу (енгл.Windows), Меку (енгл. Mac) или преко мобилног телефона. Такође, лако је дефинисати ко, чему има приступ.

Trello & Slack

Собзиром да не радим у просторијама фирме и да имамо запослене на више континената, за комуникацију у фирми користимо  Basecamp и Skype. Пре пар месеци променили смо апликације и данас користимо Trello и Slack.

Прво морам да напоменем да је мејл постао поприлично неефикасан за пословну комуникацију. Прво ту је проблем SPAM-а, затим можете добити поруке од људи који нису у тиму о потпуно не битним стварима и на крају потпуно је непрактичан за комуникацију више људи који су сви у cc: или bcc:

За комуникацију тимова користимо Trello јер је одличан сервис за колаборацију.

Ево како изгледа “табла” са “картицама”

Ево кључних фактора за Trello:

• Задатке пишете у картице, а затим те картице додељујете члановима екипе. Можете задати рок, користити боје, поставити сличицу на картици, направити Checkbox листу, постављати фајлове и слично.
• Комуникација око тих задатака је једноставна и сви чланови тима су информисани о десавањима на одређеном задатку.
• Нотификације су лепо решене и имате нотификације када вас неко помене или када се нешто битно деси са вашом картицом.
• Можете вршити организацију задатака по пројектима и дефинисати ко има приступ коме пројекту.
• Постоји одлична iOS и Андроид апликација.
• Trello је бесплатан, мада постоје и пакети за плаћање.

Пример изгледа и фунција картице, тј. одређеног задатка.

За хитну комуникацију раније смо користили Skype, али данас куцкамо преко Slack-a. 

Које су кључне разлике између Skype и Slack-a?

• Прво на Skype сви имамо другаре у листи контаката, што прави “шум” јер мешамо пословне контакте и приватне који у сваком тренутку могу да вас прекину са неким питањем. На Slack-у се налазе само контакти са посла.
• Skype има звук за сваку поруку која стигне, док Slack шаље нотификацију само када сте поменути. Да би некога поменули довољно је да куцате усернаме – @milos и све можете додатно прилагодити својим потребама.
• Slack је много бољи за прављење комуникационих канала за тимове, рецимо – #prodaja, #design, #development и слично. То можете урадити и на Skype-у, али онда имате проблем са звучним нотификацијама. Кад год неко куца на каналу ви добијете звук.
• На Slack-у није потребно да додајете сваког члана тима појединачно, већ ви улазите у групу и сви су већ ту, што је јако згодно за веће тимове. Доступан је преко веба и имате свој под-домен, рецимо adriahost.slack.com :)
• Slack има јако моћну претрагу, лаку размену и таговање фајлова, paste screenshot-а дела екрана ради нативно на Меку, затим добру iPhone и Андроид апликацију…
• подржава јавне и приватне канале, као и 1-1 комуникацију.
• подржава код и не претвори га у “куке – кваке” и смајлије
• На Slacku постоје бројне интеграције. Рецимо ми смо врло лако интегрисали Trello, Твитер и Нагиос тако да сви на каналу виде шта се дешава. Кад год је нека картица на Trello-у апдејтована то је видљиво одређеном тиму на Slack-у, кад нас неко помене или пошаље директну поруку на Твитеру то стиже одговарајућем тиму на Slack-у, када одређен сервер има велики лоад, заузеће диска или слично Нагиос шаље нотификацију преко Slack-а
• Slack је бесплатан, мада постоје и плаћени пакети.

Напомињем да телефон користимо само ако негде гори. Skype наставља да има смисла као алат за разговор, наручито за иностране позиве или видео конференције. Мада ми све то избегавамо у широком луку кад год је могуће.

Наравно постоје моменти и када се дружимо. Рецимо, петком практикујемо да се окупимо у фирми на пар сати и проведемо заједно 3ч. То није састанак, нити неки озбиљан рад, више као “happy hour”. Купимо кафе у Гринету, ћаскамо и мало радимо. Невероватно, али управо на оваквим дешавањима решимо гомиле неких проблема и увек је јако корисно.

ритуал заласка сунца и шетња

За мене ово је најважнији део дана. То је моје време. Обично прошетам на Ади у време заласка сунца. Шетња је у просеку 2-3км у једном смеру и толико назад. Ово је већ постао ритуал који радим годинама, понекад је на Калишу, некад на Кошутњаку, ретко на Авали, а најчешће на Ади. Углавном шетам сам, а понекад са неким другаром, женом или кевом у зависности шта ми прија. Шетам до кафића, седнем и посматрам језеро и залазак сунца. Попијем кафу или чај. Има нешто у тој шетњи у природи међу дрвећем јер то јако опушта.

Човек је десетинама хиљада година највећи део дана проводио напољу, радећи, ловећи, сакупљајући и наш мозак је програмиран да успори и успава се када крене да пада мрак. Ја тај механизам користим за опуштање. Једноставно попијем кафу и сачекам да сунце зађе. Ово је добар начин да се ресетујете. Ето, можете да медитирате, а можете и да прошетате. :)

My spot, cafe at Ada (Belgrade)