Ево укратко нашег сетапа у ИТ фирми за рад од куће због корона вируса. Свака фирма мора да направи рецепт за свој случај. Знам и да многи ово све знају, али ипак пишем за оне који можда нису имали искуства.
Основно да би уопште могли да пошаљете запослене да раде од куће је да свако има свој лаптоп компјутер и пристојну интернет конекцију. Ми смо се пре неколико година одлучили да сви запослени раде на лаптоп рачунарима баш због могућих кризних ситуација овог типа. Ово је згодно јер у случају проблема довољно је само да понесу свој лаптоп са собом и могу радити из кафића или куће. Ипак има још неколико ствари које су потребне за успешан рад од куће.
VPN приступ апликацијама
Успостављање VPN конекције на Mac-у.
Главни проблем са радом од куће је сигурност и често је незгодно дати запосленима приступ апликацијама фирме са јавне интернет мреже. Због тога је веома битно да имате у фирми добар рутер који подршава довољан број истовремених енкриптованих VPN конекција. Другим речима, када се ваш запослени закачи од куће преко свог интернета на VPN конекцију фирме, то је пректично исто као да ради из фирме.
Свака конекција има свој user и pass тако да је приступ заштићен. Након успоставе vpn конекције приступ телефонима и апликацијама могућ као да радите из фирме.
Телефонске линије
Телефонски позиви се рутирају путем voip-а, на компове запослених где сви имају инсталирану Zoiper апликацију. Zoiper је телефонска апликација и то је као да имате телефон на компу или можете инсталирати апликацију на свој мобилни и ту примати позиве из фирме. Ставите слушалице и радите. Можете ставити позив на hold, урадити трансфер, conference call и слично…
Да би уопште могли да рутирате позиве путем интернета морате имати дигиталну централу.
Интерна комуникација
Како сада нисте присутни у фирми треба вам неки софтвер за куцкање и разговоре онлајн. Ми за интерну комуникацију користимо Slack. За телефонске позиве и видео састанке потребно је да имате плаћену верзију (8$ по запосленом месечно) Slack-a али је добро што можете плаћати месечно па касније искључити ту опцију и смањити трошкове.
Slack видео конференција
Праћење активности
Још један битан проблем је контрола рада запослених. Како директор зна да неко ко је кући ради, а не игра игрице или гледа телевизију? За овај проблем постоји више програма који региструју активност запослених од куће. Ми конкретно користимо Screenish програмчић који кошта 5$ месечно по запосленом. Тај програм прати активност запосленог на тастатури и снима екран сваких 10 минута. Имате извештаје и можете одобрити или одбацити периоде по 10 минута. Рецимо ако видите да је screenshot нешто што нема везе са радом у фирми, можете то избацити из укупног рачунања плате за рад од куће.
Зелене коцкице показују активност на тастатури и имате снимак екрана за тих десет минута рада.
Запосленима је јасно да се снима екран сваких 10 минута и имају могућност да се не пошаље одређен screenshot али тада губе тих 10 минута активности.
Постоји могућност дати некоме админ приступ ради прегледа извештаја, а то је уствари улога некога ко је шеф тима. Шеф тима треба да се побрине да су сви запослени онлајн, да види да имају функционалне конекције и програме, да прегледа извештаје и координише рад од куће.
Обрачун плата
Могуће је договорити више модела везаних за плаћање. Чуо сам за неке велике иностране ИТ фирме из Београда које су запосленима дале 7 дана плаћено одсуство, а ако ситуација око епидемије потраје дуже онда су на неплаћеном одсуству. Ово је глупо и сматрам да треба мењати законе око овога. Ако је епидемија у питању у ИТ фирмама запослени треба да раде од куће или да им се да плаћено одсуство као да су на боловању.
Елем, за рад од куће плаћање може бити исто или умањено, то већ зависи од многих фактора – успеха фирме, количине посла, ефикасности, активних сати и слично…
Проблеми рада од куће
Није исто када радиш из фирме окружен тимом и када седиш у папучама кући окружен децом. Један од пресудних фактора је да имате једну просторију у стану у којој можете на миру радити. То је просто неопходно. Други фактор је да шеф тима буде много проактивнији него што би био у фирми у погледу поштовања радног времена, рокова, комуникације и поделе послова. Прављење кратких конференцијских састанака од 5 минута прави велику разлику.
Ето укратко пар идеја и савета на ову тему. Ако имате још неки савет или идеју ставите у коментаре. Хвала.
Пратим твој блог већ дуже време и уживам у текстовима. У овом чланку једна ствар ми не иде у главу: Зар је снимање екрана запослених на сваких десет минута заиста потребно? Зар то није веома драстично и треба само бити опција додатне контроле ако је неко баш сумљив? Сматрам да запослени раде на пројектима и ако неко не стигне да уради свој посао све једно је у лошој ситуацији. Где је ту поверење према запосленима и поверење у одговорност сваке особе према свом тиму и послу? Не схватај ме погрешног, јасно ми је све, запослени очекују плату и ти као послодавац резулате. Али ми је то ипак чудно ако говоримо о поверењу у фирми. Можеш да делиш мало више информација о томе када сте увели ту апликацију, шта је био разлог и какве су реакције запослених? Свако добро, Симо.
Ех драги Симовићу… поверење је добро али је контрола боља. Дуго се ја бавим вођењем људи, ту и тамо се деси да су запослени на Фејсу, да завршавају неки свој посао или просто гледају телевизију. Свега сам се нагледао. Наравно да поверење постоји, па шта мислите да неко има времена да по цео дан прегледава те снимке екрана? Ипак, када је нешто сумњиво онда се може проверити јер за то постоје алатке. Мерење и контрола су врло битан део нашег посла. Наши запослени одговарају за податке хиљада фирми у Србији и наравно да се све прати.
Поверење је ствар нашег личног односа и комуникације. Посао је ствар мерења, контроле и процедура. Посао мора да буде сигуран због клијената пре свега.
Поздрав.
Lepo uputstvo. Nadam se da je primenjivao i na komercijalu u firmi. Sva predstavnistva u Srbiji su povezana internetom, preko VPN, pristupaju glavnom serveru u Kragujevcu, ali niko da kaže da to mogu da rade od kuće.
Radi se o firmi Agromarket d.o.o. Komercijalne i dalje rade, ljudi i dalje dolaze a na posao u preko 8 gradova u Srbiji. Kupci i dalje dolaze u komercijalu, iako postoji Web porudzbenica. 21.vek, Internet, telefon, kao da nisu tu.
Mogu samo da prokomentrisem da sad kad je proslo malo vremena, barem mi je drago sto je visi menadzment uvideo da nam je produktivnost ista za rad od kuce, pa je mnogo nas ostalo u toj varijanti. Meni bas prija.