TeamWork projects – зашто смо напустили Basecamp и Trello?

Годинама смо користили Basecamp јер је то био начин да престанемо да користимо имејл као основно средство колаборације у фирми. Ипак, када се појавио Trello одмах смо прешли. Basecamp је мало ригидан по структури, а Trello је једноставан и брз. Једна картица, једна идеја. Једноставно за коришћење.

Ипак, после две године коришћења схватио сам да ми ни Trello не одговара у потпуности. Имао је своје недостатке, а ја сам решио да покренем стартап и направим алат за колаборацију како га ја видим. Две месеца сам писао документацију, описивао функције, скицирао UX како би програмер-девелопер што мање лутао. Направили смо и два радна састанка да продискутујемо о свему.

Онда један дан, проучавајући сервисе за колаборацију на вебу, налетим на TeamWork projects. Тестирам и схватим да могу слободно да баталим моју идеју јер је ова екипа управо развила све што ми је потребно за рад. Можда бих ја то решио мало другачије визуелно, али све функције су биле ту. Нисам био несрећан, пао ми је камен са срца.

Па шта то TeamWork има што је фалило BaseCamp-у и Trello-у?

Таскови – за мене најбитнија ствар је да не могу да их виде сви, тј. да могу дефинисати ко, шта види. На пример желим на једном месту да задам задатак – себи лично, финансијама, програмеру, људима из продаје и спољном сараднику. Желим да само ја видим мој таск. Финансије треба да видим ја и људи из финансија, а да не виде људи из продаје. Таск из продаје треба да виде сви из продаје, а таск за спољног сарадника треба да види продаја како би му помогла око задатка.

Могућност да се дефинише видљивост је за мене кључна. Не желим да правим тимове, нити да отварам нови пројекат, што је потребно урадити у Trello-у и BaseCamp-у да бих нешто слично постигао. Једноставно задате ко шта види и радите даље.

Таскове можете задати коме хоћете, на њему може радити више људи, поставити датум, убацити атачмент (енгл. attachment) и слично. Јако битно је што можете урадити пејст слике (Ctrl+v, енгл. paste) када урадите скриншот (енгл. screenshot). Ово јако олакшава рад на дизајну сајта. Друга битна ствар је могућност прављења под-задатака (sub-tasks). Наравно, таск можете лако померити горе или доле у листи и означити када је готов.

Мени као некоме ко управља финансијама, људима и правцем даљег развоја је од велике важности да ми сви таскови буду на једном месту. Дефинисано је ко шта види, али важно је да ја видим све и имам добар преглед свих сектора пословања.

Заједничке белешке (Notes) – ми користимо белешке највише за писање процедура које су јако битне због сигурности и обуке нових колега. Наравно да људи из продаје не треба да имају приступ процедурама сигурности сервера и зато је опет битно дефинисати ко-шта види. Белешке могу да се лепо форматирају и да се убаце слике са копи-пејст. Ако је нека белешка битна за вас можете означити да будете обавештени кад год неко промени неку информацију или просто закључати фајл тако да се не може више променити. На крају све белешке се могу распоредити у категорије.

Заједничке белешке и процедуре су јако битне јер временом их има све више и представљају акумулирано знање фирме. Ово је пресудно при обуци нових запослених који имају све записано на једном месту.

Дељење фајлова (Files) – невероватно битно ми је да могу поставити одређена документа која су видљива само људима из финансија, или неке скрипте које користе Sys Admin-и, или одређене фајлове којима сви требају имати приступ. У TeamWork-у све ово ради без проблема. Наравно могуће је видети preview сваког фајла.

Форум (Messages) – старински, али потребан начин комуникације.Уз помоћ порука смо успешно избацили употребу имејла у комуникацији унутар фирме. Користимо га за праћење одређених ситуација са клијентима и коришћењем статуса и боја лако означавамо на шта треба обратити пажњу, а шта је завршено.

Пуна корпа функција за колаборацију

Ја наравно не могу у једном чланку представити све функције овог сервиса. Овде је представљено можда 25%, али оних функција које су мени биле пресудне око одабира сервиса за организацију фирме. Поменућу још пар битних функција ради бољег прегледа сервиса:

• искључивање делова функција – с обзиром да постоји гомила функција које вас могу збунити, могућност да можете да искључите одређене секције је јако згодна. Рецимо ми не користимо billing, risks, time, milestones и links функције па то није ни видљиво корисницима…
• 

  тагови

  тагови – јако згодна функција због претраге и визуелног прегледа. Можете их дефинисати и користити за све функције (таскове, поруке, белешке, фајлове…).

• заједнички календар – лепо решен календар са свим могућим функцијама.
• рад са људима – можете направити тим, али додавати и спољне сараднике или клијента. Можете дефинисати улоге (енгл. roles) и унапред прилагодити ко шта види у фирми.
• глобални Search – лак начин да претражите све белешке, поруке, таскове. Ту су филтери по датуму, човеку, тагу…
• рад кроз маилове – могућа је колаборација само кроз емаил. Ово је згодно за спољне сараднике, који једноставно ураде reply-to путем имејла и све решено.

Поред овог сервиса за колаборацију (TeamWork Project), TeamWork екипа нуди решење за подршку корисницима кроз тикетинг сyстем (TeamWork Desk) који се лепо интегрише у постојећи Project. И ту је сервис за Chat који подсећа на Slack, потпуно је бесплатан и интегрисан у оба решења.

Могуће је пробати сервис 30 дана бесплатно. Згодно је што се не плаћа по броју корисника, већ месечни flat fee. Основни пакет почиње од 49$ месечно.

Хтео сам да поделим ово са колегама. За сада, док не нађемо нешто боље, препоручујем TeamWorks Projects.