Par trikova koje koristim u organizaciji vremena

Poslednjih osam godina proveo sam u razvoju posla. Firma je porasla, prihodi su porasli, imali smo stotine ugovora i moj svakodnevni posao bio je da idem na sastanke i ručkove sa drugim direktorima. Međutim, pre 2 godine sam rešio da neke stvari iz korena promenim. Spakovao sam sva odela, rekao da više ne idem ni na kakve sastanke i ne radim sa klijentima. Fokus mog posla je optimizacija poslovnih procesa, a za rad sa klijentima tu je moja ekipa.

Da bi ste uspeli u bilo čemu morate biti skoncentrisani, a najveći problem danas je „fragmentacija pažnje“. To vam je ono kada ne možete da se fokusirate na ono što je bitno u vašem poslu-životu od vesti, poziva, sastanaka, twittera, razgovora sa zaposlenim, mikro-menadžovanja problema u firmi i ogromne količine mailova.

Možda će neko reći da sam čudan u nekim shvatanjima ali ja više volim da razmišljam svojom glavom nego da budem deo jata i ispunjavam tuđa očekivanja. Obrazložiću u kratkim crtama neke principe koje ja koristim kod organizovanja vremena u toku dana.

nema maila ujutru

Davno sam to pročitao negde, ali godinama nisam mogao da skapiram kako neko može da radi a da ne pogleda ujutru mail. Međutim, vremenom sam shvatio da čitanje maila ujutru dovodi do moje reakcije i praktično odredi šta ću raditi prvih par sati toga dana. Tu je kvaka. Ne treba da reagujete na nešto, već da vi određujete šta je najvažnije i šta ćete raditi toga dana. Dakle akcija, a ne reakcija.

Mail proveravam posle 13h. Postoji još jedan razlog za ovaj pristup, a to je da sam upravljam svojim vremenom i energijom. Koncept energije je ovde najvažniji, jer treba raditi stvari onda kada imate najveću energiju za to. Pod energijom mislim – motivaciju, inspiraciju ili vreme kada ste najraspoloženiji za posao. Umesto da svoju energiju trošim prema kalendaru, ja početak dana ostavljam slobodnim i uhvatim se onoga što mi je najinteresantnije u tom trenutku.

nema sastanaka

Za svaki sastanak je najmanje potrebno od 90-120 minuta vremena, računajući tu vreme potrebno za dolazak i odlazak. To je naravno pod uslovom, da ne morate u sred špica parkirati auto u centru grada. Postoji i problem zdravstvene prirode u obliku zagušljivih i zadimljenih prostorija, preobilnih obroka, kafe koja podiže pritisak, gaziranih pića i sokova punih šećera. Odlučujuće kod mene je što je statistika pokazala da je broj uspešnih poslovnih saradnji u 99% situacija ostvareno putem veb sajta-maila ili putem telefonskog poziva. Sastanci su se pokazali izuzetno ne-efikasnim. Potroši se tu vreme na upoznavanje, tapšanje po ramenu, hvalisanje i na kraju savetovanje. Mnogo je bolje to vreme utrošiti na trening za koji se svi žalimo kako nemamo vremena. Moram da napomenem da ja naravno idem na sastanke, ali to je uglavnom kada ja lično želim da upoznam nekog posebnog klijenta.

Ova moja „zabrana sastanaka“ se odnosi i na sastanke unutar firme sa ekipom. Jednostavno nema formalnih sastanaka jer sam shvatio da kada napravim koncept sastanaka, to se mojom krivicom pretvori u predugačka naklapanja u kojima ja pokušavam da edukujem i predstavim svoju viziju. Što se pokazalo totalno neefikasnim.  

nema odela

Direktna posledica odluke da više ne idem na sastanke je da mi odelo više nije potrebno. Ja odela i ne volim previše. Odela su više potrebna bankarima, radnicima osiguranja i raznim službenicima. Kada si sam svoj gazda, odelo nije potrebno. Smart-opuštena varijanta u farmerkama je mnogo udobnija i ostavlja bolji utistak na sastanku.

„Nema odela“ je takođe jedna vrsta moje mantre, a to je da izbegavam bullshit bingo ekipu u obliku direktora svakojakih društvno-bratskih firmi operisanih od web-a ali uvek raspoloženih za klopu, tračeve i kombinacije. Loša energija – ne mogu to.

ne primam telefonske pozive 

Posle 10 godina rada shvatio sam da je cilj da se sve automatizuje i da se tačno zna šta ko radi u firmi. Sve dok direktor firme mora da obavlja komunikaciju sa klijentima, taj sistem automatizacije nije na nogama. Odlučan sam u tome da se ne mešam i ne pomažem previše svojim ljudima u rešavanju problema koje imaju sa klijentima jer onda nema delegacije posla. Ja sam tu da mojim ljudima dam savet, ali na njima je da završe posao, ja to ne trebam da radim.

Često čujem kako se ljudi javljaju klijentima na telefon i posle radnog vremena. To je veliki no-no. Kada klijenti jednom skapiraju da ste tu za njih, onda više nećete imati mira. Ja sam svoju staru mobilnu karticu bacio, a moj broj imaju samo zaposleni, porodica i moji drugari.

Programeri znaju da nema ništa gore nego kada vas neko prekine „na minut“ ili „sekund“ da pita nešto. To nikada nije minut i tada je vaša pažnja prekinuta i treba vam više minuta da se vratite u mislima na ono gde ste stali. Kada radim ne prihvatam pozive, već odgovaram kada meni odgovara, tj. kada se izvučem iz gužve. U suprotnom svaki telefonski poziv bi prekinuo ono na čemu u tom trenutku radim i fragmentisao moju pažnju.

nema kancelarije

Radim od kuće, jer na taj način ne gubim vreme u prevozu. Rad od kuće je mnogo udobniji, tu je frižider, tu je voće, moja muzika, moj čaj. Na ovaj način nema politike „otvorenih vrata“, koja je inače notorna glupost. Ta ideja da bilo koji zaposleni može u svakom trenutku da dođe i obrati se ako ima pitanje ili neki zahtev – glupost. Probao sam to i u mom slučaju ničemu ne služi, sem što onda svi zaposleni počinju da traže odobrenje za svaku sitnicu i gube samoinicijativu.

My home office

mikro trening 

Najveća prednost rada od kuće je što ja u mom radnom delu imam opremu za vežbanje. Ne znam da li znate ali sedenje za računarom ubija. Jedan moj drugar je umro, dva su dobila moždani udar pre 35. godine, a 90% svih nas koji se bavimo web-om je gojazno.

Najbolji način da ispravite te loše efekte sedenja za računarom je da ubacite strunjaču i minimalno tegova ili rekvizita potrebnih za vežbanje. Svakih par sati ustanem i uradim par serija ili kako ja volim da ga zovem „mikro-trening“. Vežbam 5-7 minuta i prestajem pre nego što se oznojim. Mislite da takav trening nema smisla, ali ima – itakako. Radim kompleksne vežbe za celo telo u kojima učestvuje što više mišićnih partija. Nikako ne koristim parcijalne (bodi-bilding) vežbe koje rade samo jednu mišićnu partiju. 2-3 puta nedeljno idem da trčim. Treba mi 70 minuta da odem do Ade, istrčim stazu, uradim razgibavanje, vratim se i istuširam.

Richard Branson, osnivač Virgin kompanije je jednom prilikom objasnio da je trening njegova tajna uspeha, jer ga je trening učinio izdržljivijim, otpornijim na stres i fokusiranijim u poslu.

My office micro gym

selfcontrol app

Odlična aplikacija za mac računar kojom možeš da blokiraš sajtove koji ti troše vreme i skreću pažnju. Caka je u tome što taj program ne možete da isključite. Zato ga ne možete nabaviti preko App store-a. Da bi se program prodavao na iTunus-u mora da ima određene osobine, a jedna od njih je da korisnik može da isključi taj program kada želi. E, pa ovaj program ne možete da isključite već morate da sačekate da prođe vreme koje ste zadali. Možda zvuči glupo, ali meni mnogo pomaže. Nisam ni bio svestan koliko ustvari pažnje odvlače ovi sajtovi. Ja sada redovno blokiram Facebook, Twitter, Instagram, B92, TheGuardian i svakojake druge sajtove. Moja preporuka.

evernote

Za beleške koristim Evernote. Tu upisujem sve ideje, interesantne članke na net-u, uputstva, račune, kopije ugovora i bukvalno sve što ima veze sa dokumentacijom. Sobzirom da je aplikacija dostupna i na mobilnim uređajima lako je obaviti belešku tekstom, glasom, slikom u bilo kom trenutku.

Koristim Premijum nalog jer omogućava mnogo veću količinu podataka. Napominjem da uz pomoć ovog programa možete lako skenirati dokument putem telefona, da se OCR teksta vrši automatski i da možete raditi pretragu po tekstu sa slika.

Svi u firmi koristimo Evernote za beleške procedura i dokumentaciju. Dobra stvar je da svi članovi tima imaju pristup ovim podacima bez obzira da li rade na Windowsu, Mac-u ili preko mobilnog telefona. Takođe, lako je definisati ko, čemu ima pristup.

trello & slack

Sobzirom da ne radim u prostorijama firme i da imamo zaposlene na više kontinenata, za komunikaciju u firmi koristimo  Basecamp i Skype. Pre par meseci promenili smo aplikacije i danas koristimo Trello i Slack.

Prvo moram da napomenem da je mail postao poprilično neefikasan za poslovnu komunikaciju. Prvo tu je problem spam-a, zatim možete dobiti poruke od ljudi koji nisu u timu o potpuno ne bitnim stvarima i na kraju potpuno je nepraktičan za komunikaciju više ljudi koji su svi u cc: ili bcc:

Za komunikaciju timova koristimo Trello jer je odličan servis za kolaboraciju.

Evo kako izgleda „tabla“ sa „karticama“

Evo ključnih faktora za trello:

• Zadatke pišete u kartice, a zatim te kartice dodeljujete članovima ekipe. Možete zadati rok, koristiti boje, postaviti sličicu na kartici, napraviti checkbox listu, postavljati fajlove i slično.
• Komunikacija oko tih zadataka je jednostavna i svi članovi tima su informisani o desavanjima na određenom zadatku.
• Notifikacije su lepo rešene i imate notifikacije kada vas neko pomene ili kada se nešto bitno desi sa vašom karticom.
• Možete vršiti organizaciju zadataka po projektima i definisati ko ima pristup kome projektu.
• Postoji odlična IOS i android aplikacija.
• Trello je besplatan, mada postoje i paketi za plaćanje.

Primer izgleda i funcija kartice, tj. određenog zadatka.

Za hitnu komunikaciju ranije smo koristili Skype, ali danas kuckamo preko Slack-a.

Koje su ključne razlike između Skype i Slack-a?

• Prvo na Skype svi imamo drugare u listi kontakata, što pravi „šum“ jer mešamo poslovne kontakte i privatne koji u svakom trenutku mogu da vas prekinu sa nekim pitanjem. Na slacku se nalaze samo kontakti sa posla.
• Skype ima zvuk za svaku poruku koja stigne, dok Slack šalje notifikaciju samo kada ste pomenuti. Da bi nekoga pomenuli dovoljno je da kucate username – @milos i sve možete dodatno prilagoditi svojim potrebama.
• Slack je mnogo bolji za pravljenje komunikacionih kanala za timove, recimo – #prodaja, #design, #development i slično. To možete uraditi i na Skype-u, ali onda imate problem sa zvučnim notifikacijama. Kad god neko kuca na kanalu vi dobijete zvuk.
• Na Slack-u nije potrebno da dodajete svakog člana tima pojedinačno, već vi ulazite u grupu i svi su već tu, što je jako zgodno za veće timove. Dostupan je preko web-a i imate svoj pod-domen, recimo adriahost.slack.com :)
• Slack ima jako moćnu pretragu, laku razmenu i tagovanje fajlova, paste screenshot-a dela ekrana radi nativno na mac-u, zatim dobru iphone i android aplikaciju…
• podržava javne i privatne kanale, kao i 1-1 komunikaciju.
• podržava kod i ne pretvori ga u „kuke – kvake“ i smajlije
• Na Slacku postoje brojne integracije. Recimo mi smo vrlo lako integrisali Trello, Twitter i Nagios tako da svi na kanalu vide šta se dešava. Kad god je neka kartica na Trello-u updatovana to je vidljivo određenom timu na Slacku, kad nas neko pomene ili pošalje direktnu poruku na Twitteru to stiže odgovarajućem timu na Slacku, kada određen server ima veliki load, zauzeće diska ili slično Nagios šalje notifikaciju preko Slack-a
• Slack je besplatan, mada postoje i plaćeni paketi.

Napominjem da telefon koristimo samo ako negde gori. Skype nastavlja da ima smisla kao alat za razgovor, naručito za inostrane pozive ili video konferencije. Mada mi sve to izbegavamo u širokom luku kad god je moguće.

Naravno postoje momenti i kada se družimo. Recimo, petkom praktikujemo da se okupimo u firmi na par sati i provedemo zajedno 3h. To nije sastanak, niti neki ozbiljan rad, više kao „happy hour“. Kupimo kafe u Grinetu, ćaskamo i malo radimo. Neverovatno, ali upravo na ovakvim dešavanjima rešimo gomile nekih problema i uvek je jako korisno.

ritual zalaska sunca i šetnja

Za mene ovo je najvažniji deo dana. To je moje vreme. Obično prošetam na Adi u vreme zalaska sunca. Šetnja je u proseku 2-3km u jednom smeru i toliko nazad. Ovo je već postao ritual koji radim godinama, ponekad je na Kališu, nekad na Košutnjaku, retko na Avali, a najčešće na Adi. Uglavnom šetam sam, a ponekad sa nekim drugarom, ženom ili kevom u zavisnosti šta mi prija. Šetam do kafića, sednem i posmatram jezero i zalazak sunca. Popijem kafu ili čaj. Ima nešto u toj šetnji u prirodi među drvećem jer to jako opušta.

Čovek je desetinama hiljada godina najveći deo dana provodio napolju, radeći, loveći, sakupljajući i naš mozak je programiran da uspori i uspava se kada krene da pada mrak. Ja taj mehanizam koristim za opuštanje. Jednostavno popijem kafu i sačekam da sunce zađe. Ovo je dobar način da se resetujete. Eto, možete da meditirate, a možete i da prošetate. :)

My spot, cafe at Ada (Belgrade)