Kratak know-how za rad od kuće u IT firmi sa više radnika zbog Korona virusa

Evo ukratko našeg setup-a u IT firmi za rad od kuće zbog korona virusa. Svaka firma mora da napravi recept za svoj slučaj. Znam i da mnogi ovo sve znaju, ali ipak pišem za one koji možda nisu imali iskustva.

Osnovno da bi uopšte mogli da pošaljete zaposlene da rade od kuće je da svako ima svoj laptop kompjuter i pristojnu internet konekciju. Mi smo se pre nekoliko godina odlučili da svi zaposleni rade na laptop računarima baš zbog mogućih kriznih situacija ovog tipa. Ovo je zgodno jer u slučaju problema dovoljno je samo da ponesu svoj laptop sa sobom i mogu raditi iz kafića ili kuće. Ipak ima još nekoliko stvari koje su potrebne za uspešan rad od kuće.

VPN pristup aplikacijama

Uspostavljanje VPN konekcije na mac-u.

Glavni problem sa radom od kuće je sigurnost i često je nezgodno dati zaposlenima pristup aplikacijama firme sa javne internet mreže. Zbog toga je veoma bitno da imate u firmi dobar ruter koji podršava dovoljan broj istovremenih enkriptovanih VPN konekcija. Drugim rečima, kada se vaš zaposleni zakači od kuće preko svog interneta na VPN konekciju firme, to je prektično isto kao da radi iz firme.

Svaka konekcija ima svoj user i pass tako da je pristup zaštićen. Nakon uspostave vpn konekcije pristup telefonima i aplikacijama moguć kao da radite iz firme.

Telefonske linije

Telefonski pozivi se rutiraju putem voip-a, na kompove zaposlenih gde svi imaju instaliranu Zoiper aplikaciju. Zoiper je telefonska aplikacija i to je kao da imate telefon na kompu ili možete instalirati aplikaciju na svoj mobilni i tu primati pozive iz firme. Stavite slušalice i radite. Možete staviti poziv na hold, uraditi transfer, conference call i slično…

Da bi uopšte mogli da rutirate pozive putem interneta morate imati digitalnu centralu.

Interna komunikacija

Kako sada niste prisutni u firmi treba vam neki software za kuckanje i razgovore online. Mi za internu komunikaciju koristimo Slack. Za telefonske pozive i video sastanke potrebno je da imate plaćenu verziju (8$ po zaposlenom mesečno) Slacka ali je dobro što možete plaćati mesečno pa kasnije isključiti tu opciju i smanjiti troškove.

Slack video konferencija

Praćenje aktivnosti

Još jedan bitan problem je kontrola rada zaposlenih. Kako direktor zna da neko ko je kući radi, a ne igra igrice ili gleda televiziju? Za ovaj problem postoji više programa koji registruju aktivnost zaposlenih od kuće. Mi konkretno koristimo Screenish programčić koji košta 5$ mesečno po zaposlenom. Taj program prati aktivnost zaposlenog na tastaturi i snima ekran svakih 10 minuta. Imate izveštaje i možete odobriti ili odbaciti periode po 10 minuta. Recimo ako vidite da je screenshot nešto što nema veze sa radom u firmi, možete to izbaciti iz ukupnog računanja plate za rad od kuće.

Zelene kockice pokazuju aktivnost na tastaturi i imate snimak ekrana za tih deset minuta rada.

Zaposlenima je jasno da se snima ekran svakih 10 minuta i imaju mogućnost da se ne pošalje određen screenshot ali tada gube tih 10 minuta aktivnosti.

Postoji mogućnost dati nekome admin pristup radi pregleda izveštaja, a to je ustvari uloga nekoga ko je šef tima. Šef tima treba da se pobrine da su svi zaposleni online, da vidi da imaju funkcionalne konekcije i programe, da pregleda izveštaje i koordiniše rad od kuće.

Obračun plata

Moguće je dogovoriti više modela vezanih za plaćanje. Čuo sam za neke velike inostrane IT firme iz Beograda koje su zaposlenima dale 7 dana plaćeno odsustvo, a ako situacija oko epidemije potraje duže onda su na neplaćenom odsustvu. Ovo je glupo i smatram da treba menjati zakone oko ovoga. Ako je epidemija u pitanju u IT firmama zaposleni treba da rade od kuće ili da im se da plaćeno odsustvo kao da su na bolovanju.

Elem, za rad od kuće plaćanje može biti isto ili umanjeno, to već zavisi od mnogih faktora – uspeha firme, količine posla, efikasnosti, aktivnih sati i slično…

Problemi rada od kuće

Nije isto kada radiš iz firme okružen timom i kada sediš u papučama kući okružen decom. Jedan od presudnih faktora je da imate jednu prostoriju u stanu u kojoj možete na miru raditi. To je prosto neophodno. Drugi faktor je da šef tima bude mnogo proaktivniji nego što bi bio u firmi u pogledu poštovanja radnog vremena, rokova, komunikacije i podele poslova. Pravljenje kratkih konferencijskih sastanaka od 5 minuta pravi veliku razliku.

Eto ukratko par ideja i saveta na ovu temu. Ako imate još neki savet ili ideju stavite u komentare. Hvala.