Teamwork Projects – zašto smo napustili Basecamp i Trello?

Godinama smo koristili Basecamp jer je to bio način da prestanemo da koristimo email kao osnovno sredstvo kolaboracije u firmi. Ipak, kada se pojavio Trello odmah smo prešli. Basecamp je malo rigidan po strukturi, a Trello je jednostavan i brz. Jedna kartica, jedna ideja. Jednostavno za korišćenje.

Ipak, posle dve godine korišćenja shvatio sam da mi ni Trello ne odgovara u potpunosti. Imao je svoje nedostatke, a ja sam rešio da pokrenem startup i napravim alat za kolaboraciju kako ga ja vidim. Dve meseca sam pisao dokumetaciju, opisivao funkcije, skicirao UX kako bi programer-developer što manje lutao. Napravili smo i dva radna sastanka da prodiskutujemo o svemu.

Onda jedan dan, proučavajući servise za kolaboraciju na webu, naletim na TeamWork projects. Testiram i shvatim da mogu slobodno da batalim moju ideju jer je ova ekipa upravo razvila sve što mi je potrebno za rad. Možda bih ja to rešio malo drugačije vizuelno, ali sve funkcije su bile tu. Nisam bio nesrećan, pao mi je kamen sa srca.

Pa šta to TeamWork ima što je falilo Basecampu i Trellu?

Taskovi – za mene najbitnija stvar je da ne mogu da ih vide svi, tj. da mogu definisati ko, šta vidi. Na primer želim na jednom mestu da zadam zadatak – sebi lično, finansijama, programeru, ljudima iz prodaje i spoljnom saradniku. Želim da samo ja vidim moj task. Finansije treba da vidim ja i ljudi iz finansija, a da ne vide ljudi iz prodaje. Task iz prodaje treba da vide svi iz prodaje, a task za spoljnog saradnika treba da vidi prodaja kako bi mu pomogla oko zadatka.

Mogućnost da se definiše vidljivost je za mene ključna. Ne želim da pravim timove, niti da otvaram novi projekat, što je potrebno uraditi u Trello i Basecamp da bih nešto slično postigao. Jednostavno zadate ko šta vidi i radite dalje.

Taskove možete zadati kome hoćete, na njemu može raditi više ljudi, postaviti datum, ubaciti attachment i slično. Jako bitno je što možete uraditi paste slike (ctrl-v) kada uradite screenshot. Ovo jako olakšava rad na dizajnu sajta. Druga bitna stvar je mogućnost pravljenja pod-zadataka (subtasks). Naravno task možete lako pomeriti gore ili dole u listi i označiti kada je gotov.

Meni kao nekome ko upravlja finansijama, ljudima i pravcem daljeg razvoja je od velike važnosti da mi svi taskovi budu na jednom mestu. Definisano je ko šta vidi, ali važno je da ja vidim sve i imam dobar pregled svih sektora poslovanja.

Zajedničke beleške (Notes) – mi koristimo beleške najviše za pisanje procedura koje su jako bitne zbog sigurnosti i obuke novih kolega. Naravno da ljudi iz prodaje ne treba da imaju pristup procedurama sigurnosti servera i zato je opet bitno definisati ko-šta vidi. Beleške mogu da se lepo formatiraju i da se ubace slike sa copy-paste. Ako je neka beleška bitna za vas možete označiti da budete obavešteni kad god neko promeni neku informaciju ili prosto zaključati fajl tako da se ne može više promeniti. Na kraju sve beleške se mogu rasporediti u kategorije.

Zajedničke beleške i procedure su jako bitne jer vremenom ih ima sve više i predstavljaju akumulirano znanje firme. Ovo je presudno pri obuci novih zaposlenih koji imaju sve zapisano na jednom mestu.

Deljenje fajlova (Files) – neverovatno bitno mi je da mogu postaviti određena dokumenta koja su vidljiva samo ljudima iz finansija, ili neke skripte koje koriste Sys Admini, ili određene fajlove kojima svi trebaju imati pristup. U TeamWorku sve ovo radi bez problema. Naravno moguće je videti preview svakog fajla.

Forum (Messages) – starinski, ali potreban način komunikacije.Uz pomoć poruka smo uspešno izbacili upotrebu emaila u komunikaciji unutar firme. Koristimo ga za praćenje određenih situacija sa klijentima i korišćenjem statusa i boja lako označavamo na šta treba obratiti pažnju, a šta je završeno.

Puna korpa funkcija za kolaboraciju

Ja naravno ne mogu u jednom članku prestvati sve funkcije ovog servisa. Ovde je prestavljeno možda 25%, ali onih funkcija koje su meni bile presudne oko odabira servisa za organizaciju firme. Pomenuću još par bitnih funkcija radi boljeg pregleda servisa:

• isključivanje delova funkcija – sobzirom da postoji gomila funkcija koje vas mogu zbuniti, mogućnost da možete da isključite određene sekcije je jako zgodna. Recimo mi ne koristimo billing, risks, time, milestones i links funkcije pa to nije ni vidljivo korisnicima…
• 

  tagovi

  tagovi – jako zgodna funkcija zbog pretrage i vizuelnog pregleda. Možete ih definisati i koristiti za sve funkcije (taskove, poruke, beleške, fajlove…).

• zajednički kalendar – lepo rešen kalendar sa svim mogućim funkcijama.
• rad sa ljudima – možete napraviti tim, ali dodavati i spoljne saradnike ili klijenta. Možete definisati roles i unapred prilagoditi ko šta vidi u firmi.
• globalni search – lak način da pretražite sve beleške, poruke, taskove. Tu su filteri po datumu, čoveku, tagu…
• rad kroz mailove – moguća je kolaboracija samo kroz email. Ovo je zgodno za spoljne saradnike, koji jednostavno urade reply-to putem email-a i sve rešeno.

Pored ovo servisa za kolaboraciju (TeamWork Projects), TeamWork ekipa nudi rešenje za podršku korisnicima kroz ticketing system (TeamWork Desk) koji se lepo integriše u postojeći Projects. I tu je servis za Chat koji podseća na Slack, potpuno je besplatan i integrisan u oba rešenja.

Moguće je probati servis 30 dana besplatno. Zgodno je što se ne plaća po broju korisnika, već mesečni flat fee. Osnovni paket počinje od 49$ mesečno.

Hteo sam da podelim ovo sa kolegama. Za sada, dok ne nađemo nešto bolje, preporučujem TeamWorks Projects.